Information sur la protection des données personnelles (KVKK)

Note d'information sur la protection et le traitement des données personnelles des bénévoles, candidats, participants et soutiens

L'ASSOCIATION PALET POUR LA CULTURE, L'ART ET L'ÉDUCATION – BIENNALE D'ART DES ENFANTS ET DES JEUNES D'ISTANBUL prend les mesures de sécurité les plus élevées possibles afin que vos données personnelles soient collectées, conservées et partagées conformément à la loi, et afin de protéger votre vie privée.

Conformément à l'article 10 de la loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles, et dans un souci de vous donner satisfaction, notre objectif est de vous informer en toute transparence sur la manière dont vos données personnelles sont recueillies, sur les finalités de leur traitement, sur les personnes avec lesquelles elles sont partagées, sur les fondements juridiques de ce traitement et sur vos droits.

1. Responsable du traitement

En application de la loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles (la « loi n° 6698 »), vos données personnelles seront collectées et pourront être traitées, dans les limites exposées ci-dessous, par l'ASSOCIATION PALET POUR LA CULTURE, L'ART ET L'ÉDUCATION – BIENNALE D'ART DES ENFANTS ET DES JEUNES D'ISTANBUL (la « BIENNALE »), en sa qualité de responsable du traitement.

Par la présente note d'information sur la protection et le traitement des données personnelles (la « Note d'information »), PALETDER – Association Palet pour la culture, l'art et l'éducation, Biennale d'art des enfants et des jeunes d'Istanbul (l'« Association » et la « Biennale »), agissant en qualité de responsable du traitement au sens de la loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles (la « KVKK »), souhaite vous informer, chers bénévoles, participants, candidats et soutiens, dans le cadre de l'obligation d'information que lui impose la KVKK.

Au sens de la KVKK, on entend par donnée personnelle toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (la « Donnée personnelle »). Les données personnelles sensibles, qui en constituent une catégorie particulière, désignent les données relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou à d'autres croyances, à la tenue vestimentaire, à l'appartenance à une association, à une fondation ou à un syndicat, à la santé, à la vie sexuelle, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que les données biométriques et génétiques (les « Données personnelles sensibles »). La définition de Donnée personnelle englobe donc également vos Données personnelles sensibles.

2. Mode de collecte des données personnelles et fondements juridiques du traitement

Vos données personnelles sont collectées par l'ASSOCIATION, sur la base des finalités définies dans les STATUTS DE L'ASSOCIATION et dans le règlement de candidature de la Biennale, par les moyens énumérés ci-dessous, notamment à partir de vos candidatures, des autres organismes dont nous recevons des services d'appui, des personnes physiques et/ou morales avec lesquelles nous sommes en relation en vertu de la réglementation ou d'un contrat, et de supports tels que notre site internet, oralement, par écrit ou par voie électronique, ou par tout autre canal qui pourrait être mis en place à l'avenir.

En lien avec les opérations que vous effectuez avec l'Association, et dans les finalités et les limites indiquées à la section 4 ci-dessous, des données personnelles peuvent être collectées par des moyens automatisés ou non automatisés, oralement, par écrit ou par voie électronique, selon les méthodes et par l'intermédiaire des tiers indiqués ci-dessous, dans des catégories telles que : informations de candidature, informations sur l'établissement, données d'identité, coordonnées, informations d'adhérent, informations de candidature bénévole, informations relatives à la sécurité des opérations, informations relatives aux actes juridiques et à la conformité.

À cet égard, les méthodes et moyens de collecte des données personnelles sont les suivants :

les documents remplis lors de vos visites sur le site internet de la BIENNALE, de votre adhésion, de vos candidatures à un projet, à un événement ou au bénévolat, de vos inscriptions ou de vos dons ;
les documents remplis lors d'événements organisés par la BIENNALE ou par des tiers et/ou dans les lieux d'événements de l'Association ;
les candidatures que vous déposez sur le site internet de la BIENNALE ;
les suggestions, demandes ou réclamations que vous nous transmettez oralement par téléphone, ou par écrit via le site internet de l'Association ou de la Biennale, les réseaux sociaux et autres canaux similaires ;
les enquêtes de satisfaction que vous remplissez ;
les tiers auxquels l'Association fait appel pour des services relatifs aux soutiens et donateurs de la Biennale et avec lesquels elle est liée par un accord dans le cadre d'une relation d'affaires.

Les fondements juridiques du traitement des Données personnelles prévus aux articles 5 et 6 de la KVKK sont les suivants :

votre consentement explicite ;
le fait que le traitement soit expressément prévu par la loi ;
la nécessité de protéger la vie ou l'intégrité physique de la personne concernée ou d'un tiers, lorsque la personne concernée se trouve dans l'impossibilité matérielle d'exprimer son consentement ou que son consentement n'a pas de validité juridique ;
le traitement de données personnelles lié à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat ;
la nécessité de remplir nos obligations légales ;
le fait que les données aient été rendues publiques par la personne concernée elle-même ;
la nécessité du traitement pour l'établissement, l'exercice ou la protection d'un droit ; et
la nécessité du traitement aux fins de nos intérêts légitimes, à condition de ne pas porter atteinte à vos droits et libertés fondamentaux.

3. Vos données personnelles collectées

Les Données personnelles que nous collectons auprès de vous sont les données que nous traitons de manière proportionnée aux finalités de traitement indiquées à la section 4 ci-dessous, afin de réaliser les objectifs définis dans les statuts de l'Association et dans le cadre des événements de la Biennale, de vous fournir nos services, de remplir nos obligations à votre égard, d'établir les registres et documents nécessaires, et de respecter les obligations de conservation, de déclaration, d'information, de contrôle et autres prévues par la législation nationale et internationale.

4. Finalités du traitement des données personnelles

Vos Données personnelles sont traitées par la BIENNALE, sur la base de votre consentement explicite ou dans les autres cas autorisés par la KVKK, aux fins suivantes :

communiquer avec vous afin de vous transmettre les informations nécessaires concernant les besoins informatiques, les candidatures à un projet, les candidatures bénévoles et l'infrastructure du système, ainsi que les services d'appui informatique reçus et les services et produits qui s'y rapportent ;
recevoir des dons en nature et/ou en espèces dans le cadre de l'établissement d'une relation avec les donateurs (données d'identité, coordonnées, opérations des donateurs, données financières, sécurité des opérations) (fondement juridique : conclusion et exécution d'un contrat, nécessité aux fins de nos intérêts légitimes) ;
envoyer un certificat de remerciement à la suite d'une candidature, dans le cadre du maintien de la relation avec les bénévoles, éducateurs, participants, soutiens et donateurs (données d'identité, coordonnées, opérations des donateurs) (fondement juridique : nécessité aux fins de nos intérêts légitimes) ;
mesurer et améliorer la satisfaction des bénévoles et des participants, gérer les réclamations, recueillir vos avis et suggestions sur les services, les formations et les événements, recevoir vos signalements de problèmes ou d'erreurs, vous informer sur les produits, les événements et les services (fondement juridique : nécessité aux fins de nos intérêts légitimes) ;
vous répondre au sujet de vos réclamations et demandes (fondement juridique : nécessité aux fins de nos intérêts légitimes) ;
assurer, à la suite d'un don, la gestion financière et comptable et remplir les obligations fiscales et autres obligations légales qui en découlent (y compris l'établissement et la conservation des reçus de dons) (données d'identité, coordonnées, données financières, opérations des donateurs, opérations des participants) (fondement juridique : traitement expressément prévu par la loi, exécution d'un contrat, nécessité du traitement pour l'établissement, l'exercice ou la protection d'un droit) ;
mener, dans le cadre des activités de la BIENNALE, les actions liées aux candidatures, au soutien, aux retours d'expérience, aux formations et aux événements en ligne, et prendre contact avec vous à ce titre par voie électronique ou par téléphone (données d'identité, coordonnées, opérations, sécurité des opérations) (fondement juridique : consentement explicite) ;
les données des participants de la BIENNALE pourront être transmises aux organismes avec lesquels nous avons conclu un accord pour l'envoi de messages, de colis et de courriers, ainsi qu'aux sociétés de transport qui vous livrent ces colis et courriers, dans le respect des conditions et finalités de traitement prévues aux articles 8 et 9 de la loi n° 6698 (données d'identité, coordonnées, adresse, formation, événements) (fondement juridique : consentement explicite) ;
assurer la participation aux activités et formations menées dans le cadre des candidatures et des événements de la BIENNALE, les faire connaître, réaliser des analyses à ce sujet, planifier ces activités et en gérer la mise en œuvre (données d'identité, coordonnées, opérations des participants, expérience professionnelle) (fondement juridique : consentement explicite) ;
réaliser des enquêtes de satisfaction, sur support électronique et/ou papier, afin d'améliorer la satisfaction des participants de la Biennale (données d'identité, coordonnées, opérations des donateurs, opérations des participants, expérience professionnelle, formation, événements, suggestions/demandes/réclamations) (fondement juridique : consentement explicite) ;
examiner et assurer le suivi des demandes, suggestions et réclamations des donateurs, participants et bénévoles transmises via le site internet de la BIENNALE, les réseaux sociaux et autres canaux similaires (données d'identité, coordonnées, participants, opérations des bénévoles, suggestions/demandes/réclamations, comptes de réseaux sociaux) (fondement juridique : nécessité du traitement pour l'établissement, l'exercice ou la protection d'un droit) ;
diffuser des annonces et des appels concernant les événements, projets, réunions et activités similaires réalisés ou à venir au sein de la BIENNALE, et assurer l'envoi d'invitations, de certificats, d'affiches, de brochures, de catalogues, de revues et de rapports d'activité (données d'identité, coordonnées, formation, événements) (fondement juridique : consentement explicite) ;
assurer le suivi et le règlement des litiges (données d'identité, coordonnées, actes juridiques, opérations des participants, opérations des donateurs, sécurité des opérations, suggestions/demandes/réclamations) (fondement juridique : nécessité du traitement pour l'établissement, l'exercice ou la protection d'un droit, nécessité aux fins de nos intérêts légitimes) ;
respecter les obligations de conservation, de déclaration, d'information et de contrôle prévues par les autorités publiques, satisfaire aux exigences contractuelles, remplir les obligations légales auxquelles l'Association est soumise du fait de l'utilisation de ces services, et informer les personnes, autorités et organismes compétents dans le cadre des obligations légales et des demandes des autorités administratives compétentes (données d'identité, coordonnées, opérations des participants, opérations des donateurs, actes juridiques, sécurité des opérations, suggestions/demandes/réclamations) (fondement juridique : exécution de nos obligations légales).

5. Destinataires des données personnelles et finalités des transferts

Dans les cas autorisés par la loi (et dans le cadre des finalités indiquées à la section 4), la BIENNALE peut transférer vos données personnelles, en Turquie ou à l'étranger, et/ou leur ouvrir un accès : aux personnes avec lesquelles elle collabore et/ou dont elle reçoit des services ou un appui dans des domaines tels que la formation, les événements, les relations avec les participants, les bénévoles et les donateurs, le droit, la comptabilité, les logiciels ou la recherche ; aux autres tiers auxquels le transfert est nécessaire pour les finalités définies (prestataires d'envoi de SMS et d'e-mails, de CRM (gestion de la relation avec les participants et les bénévoles), de publicité, de réseaux sociaux, de relations publiques, d'informatique en nuage, de sauvegarde, de support logiciel et autres) ; ainsi qu'aux autorités et organismes compétents en vue du règlement des litiges et de l'exécution des obligations réglementaires et, sur demande, aux autorités judiciaires ou aux forces de l'ordre concernées.

Aux personnes ou organismes autorisés par les dispositions du Code de procédure fiscale, de la réglementation de l'Institution de sécurité sociale, de la Cour des comptes, de la loi relative à la prévention du blanchiment des produits du crime, de la loi relative à la prévention du blanchiment d'argent, du Code de commerce turc, du Code des obligations et des autres textes applicables ;

Aux institutions et organismes publics légalement habilités, aux autorités administratives et aux instances légales ;

Aux organismes avec lesquels nous avons conclu un accord pour l'envoi de messages aux participants de nos formations, ainsi qu'aux sociétés de transport qui vous livrent les commandes, dans le respect des conditions et finalités de traitement prévues aux articles 8 et 9 de la loi n° 6698.

6. Droits de la personne concernée au titre de l'article 11 de la KVKK

En tant que personne concernée, vous pouvez à tout moment exercer auprès de la BIENNALE, responsable du traitement, les droits ci-dessous prévus à l'article 11 de la KVKK.

Vous disposez à ce titre des droits suivants :

savoir si des données personnelles vous concernant sont traitées ;
si elles le sont, demander des informations à ce sujet ;
connaître la finalité du traitement et savoir si les données sont utilisées conformément à cette finalité ;
connaître les tiers, en Turquie ou à l'étranger, auxquels vos données personnelles sont transférées ;
demander la rectification de données personnelles incomplètes ou inexactes, et demander que cette opération soit notifiée aux tiers auxquels les données ont été transférées ;
lorsque les raisons qui justifiaient le traitement ont disparu, bien que celui-ci ait été effectué conformément à la KVKK et aux autres lois applicables, demander que ces données soient effacées, détruites ou anonymisées dans un délai de 30 (trente) jours, conformément au Règlement sur l'effacement, la destruction ou l'anonymisation des données personnelles, et que cette opération soit notifiée aux tiers auxquels les données ont été transférées ;
vous opposer à un résultat qui vous serait défavorable et qui découlerait de l'analyse des données traitées exclusivement au moyen de systèmes automatisés ;
demander réparation du préjudice subi en raison d'un traitement illicite de vos données personnelles. Les demandes ci-dessus sont adressées par écrit, ou selon les autres modalités que fixera l'Autorité, à la BIENNALE et à PALETDER en leur qualité de responsable du traitement.

À cet effet, vous pouvez adresser votre demande relative aux droits ci-dessus à notre adresse e-mail indiquée ci-dessous, susceptible d'être modifiée, depuis votre adresse de courrier électronique recommandé (KEP), avec une signature électronique sécurisée ou une signature mobile, ou depuis l'adresse e-mail que vous avez précédemment communiquée à la BIENNALE et qui est enregistrée dans son système (en joignant des documents permettant de vous identifier) ; vous pouvez aussi la remettre en main propre, ou l'envoyer par l'intermédiaire d'un notaire, à notre adresse postale indiquée ci-dessous, également susceptible d'être modifiée, sous la forme d'une requête signée de votre main accompagnée de documents permettant de vous identifier.

La demande que vous formulez pour exercer les droits mentionnés ci-dessus, et qui précise le droit dont vous demandez l'exercice, doit être claire et compréhensible, porter sur votre propre personne ou, si vous agissez au nom d'un tiers, être assortie d'un mandat spécial dûment justifié, et comporter vos informations d'identité et votre adresse.

La BIENNALE traite gratuitement les demandes qui lui sont adressées, dans les meilleurs délais selon leur nature et au plus tard dans un délai de trente jours (lorsque le traitement n'entraîne aucun coût). Toutefois, si l'opération entraîne un coût supplémentaire, les frais prévus par le barème fixé par l'Autorité de protection des données personnelles (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) pourront être demandés. Si la réponse dépasse 10 (dix) pages, des frais de traitement de 1,00 (une) livre turque (TL) seront perçus par page supplémentaire. Si la réponse est demandée sur un support d'enregistrement tel qu'un CD ou une clé USB, des frais correspondant au coût de ce support seront demandés.

7. Contrat de cession de droits d'auteur

« L'auteur de l'œuvre (la personne concernée) consent, pour les droits visés aux points a, b, c et d du “contrat de cession de droits d'auteur” annexé à la présente Note d'information et pendant toute la durée de ce contrat, au traitement de son œuvre (donnée personnelle) au titre de l'article 6/IV de la KVKK, “traitement de données personnelles lié à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat”. »

Responsable du traitement : PALETDER – Association Palet pour la culture, l'art et l'éducation, Biennale d'art des enfants et des jeunes d'Istanbul

Adresse postale : Ağaoğlu My City C1-29, Çakmak, Ümraniye, Istanbul

Téléphone : +90 505 925 81 04

Adresse e-mail : [email protected]